In einer schnelllebigen Welt, in der Arbeitsanforderungen und -mengen ständig zunehmen, ist effektives Arbeiten von entscheidender Bedeutung, um sowohl beruflichen Erfolg als auch persönliches Wohlbefinden zu fördern. In diesem Artikel werden verschiedene Tipps vorgestellt, die dazu beitragen können, Arbeitsabläufe zu optimieren, die Produktivität zu steigern und gleichzeitig eine ausgewogene Work-Life-Balance zu wahren. Von der sorgfältigen Planung bis hin zu bewährten Methoden für Konzentration und Entspannung bieten die folgenden Empfehlungen einen ganzheitlichen Ansatz, um das Arbeiten effizienter und zielgerichteter zu gestalten.
To-do-Liste
Um einen effizienten Start in den nächsten Arbeitstag zu gewährleisten, ist es ratsam, am Ende des aktuellen Arbeitstages eine kurze To-do-Liste zu erstellen. Diese sollte Aufgaben enthalten, die am nächsten Morgen erledigt werden müssen. Dadurch vermeidet man, während des restlichen Tages und vor allem am Abend, wenn man zur Ruhe kommen möchte, an diese Aufgaben denken zu müssen. Die vorbereitete Liste erleichtert das Abschalten und fördert eine bessere Schlafqualität. Zusätzlich ermöglicht die To-do-Liste einen zielgerichteten Start in den Arbeitstag, da man sich darauf konzentrieren kann, die geplanten Aufgaben abzuarbeiten. Die klare Struktur der Gedanken und die schriftliche Festhaltung der Aufgaben tragen maßgeblich zur Steigerung der Produktivität bei.
Stift und Papier
Die traditionelle Methode, um Aufgaben, Teilaufgaben und Ziele zu organisieren, besteht darin, Papier und Stift zu arbeiten. Ein einfacher Zettel und verschiedene Textmarker in den Farben grün, orange und rot können dabei schon ausreichend sein. Täglich sollte eine To-do-Liste erstellt werden, wobei mit dem roten Marker die unmittelbar zu erledigenden Aufgaben gekennzeichnet werden, mit der orangefarbenen die bald anstehenden und mit der grünen diejenigen, für die noch etwas Zeit bleibt. Erledigte Aufgaben können problemlos durchgestrichen werden. Vor allem bei umfangreichen Projektlisten kann diese Methode hilfreich sein.
Pareto-Prinzip
Das Pareto-Prinzip basiert auf der Annahme, dass alles in einem Verhältnis von 80 zu 20 steht. Im beruflichen Alltag bedeutet das, dass mit einem Einsatz von 20% bereits 80% einer Aufgabe erledigt werden können. Die verbleibenden 20% der Detailarbeit erfordern hingegen 80% der Anstrengung.
Um produktiv zu arbeiten, ist es ratsam zu lernen, nicht immer jede Aufgabe bis ins kleinste Detail auszuarbeiten und gelegentlich den Perfektionismus beiseite zu lassen. Diese Vorgehensweise ist natürlich nicht immer anwendbar, kann jedoch dazu beitragen, produktiver zu arbeiten.
Prioritäten
Am Morgen befinden sich Menschen in einem Zustand maximaler Fitness, ihre Denkfähigkeiten sind klar und die Motivation ist hoch. Diese drei Faktoren können genutzt werden, um die unangenehmsten Aufgaben mit voller Energie zu bewältigen. Nachdem man sich einen Kaffee zubereitet hat, setzt man sich an den Schreibtisch und beginnt ohne ausführliches Nachdenken. Dieser Ansatz erleichtert es, den Rest des Tages ebenfalls produktiv zu gestalten, da der Fokus von dieser unangenehmen Aufgabe befreit wurde und man sich stark und befähigt fühlt, sie bewältigt zu haben.
Nach der Bewältigung der anspruchsvollsten Aufgabe kann man sich anschließend den kleinen, kurzfristigen Tasks widmen. Alle Angelegenheiten, die innerhalb von zwei Minuten erledigt werden können, werden nun abgearbeitet. Das trägt dazu bei, dass die Menge an Aufgaben schnell abnimmt, was sich wiederum positiv auf die Motivation auswirkt.
Timing
Es kommt oft vor, dass man in einer Aufgabe so vertieft ist, dass man die Zeit aus den Augen verliert. Eine vorausschauende Planung mit festgelegten Zeitrahmen kann dazu beitragen, den Tag besser zu strukturieren und sich nicht in einzelnen Aufgaben zu verlieren. Durch die Deadlines arbeitet man von Anfang an schneller und effizienter. Oft hat unser Mindset, das sich durch eine gute Planung verändert und das Arbeitsverhalten beschleunigt, einen großen Einfluss auf unsere Effizienz.
Regelmäßige Pausen
Außerdem ist es wichtig, regelmäßige und bewusste Pausen einzulegen, um produktiv arbeiten zu können. Darunter versteht man vollständige Unterbrechungen am Arbeitsplatz, bei denen man, an die frische Luft geht, Musik hört, sich bewegt und an etwas völlig anderes denkt.
Oft neigen wir dazu, ohne Unterbrechung zu arbeiten, um schneller voranzukommen oder mehr zu erledigen. Gleichzeitig vernachlässigen wir aber eine gesunde Ernährung und trinken zu wenig. Das kann zu Unaufmerksamkeit, einer allmählichen Verschlechterung der mentalen Verfassung und in schweren Fällen sogar zu depressiven Verstimmungen führen. Ein überlastetes Gehirn und der daraus resultierende Stress können außerdem langfristig gesehen Herz-Kreislauf-Probleme und andere gesundheitliche Beschwerden hervorrufen.
Hintergrund-Geräusche
Um effizient arbeiten zu können, ist es entscheidend, sich auf die Aufgaben zu konzentrieren. Einige empfinden beispielsweise Musik als angenehme Begleitung bei bestimmten Aufgaben. Es gibt sogar Menschen, die bei Hintergrundgeräuschen wie Fernseher produktiver arbeiten können. Bei anspruchsvollen Aufgaben ist es aber ratsam, auf solche Ablenkungen zu verzichten. Im Allgemeinen kann man festhalten, dass wir effektiver in Stille arbeiten, weil wir nicht Gefahr laufen, uns auf andere Geräusche zu konzentrieren.
Blaulichtfilter-Brillen
Die Verwendung einer Brille mit Blaulichtfilter eignet sich besonders am Nachmittag und Abend, vor allem aber nach längerer Bildschirmarbeit. Wenn Anzeichen von Überlastung und Trockenheit der Augen auftreten, kann das Tragen einer Brille mit Blaulichtfilter das Arbeiten angenehmer gestalten. Das ist besonders relevant, wenn das Umgebungslicht dunkler ist als der Bildschirm. Dabei weitet sich die Iris, und blaue Strahlung wird in erhöhtem Maße aufgenommen. Nach der Arbeit kann das durch das blaue Licht ausgelöste "Aufgewühltsein" den Schlaf beeinträchtigen, da es dem Körper signalisiert, dass es noch Tag ist. Der Blaulichtfilter ist eine optimale Möglichkeit, die Auswirkungen des schädlichen Lichts zu minimieren und somit ein besseres Einschlafen fördern.
Bei diesem Thema setzen wir auf das herausragende Fachwissen von Markus und Robert von FRAME Optics. Die beiden haben sich unter anderem auf die Entwicklung hochwertiger Arbeitsplatz- und Computerbrillen spezialisiert und sind inzwischen zu echten Experten auf diesem Gebiet avanciert.
